Zasady przetwarzania danych uczestników imprezy turystycznej i ich przedstawicieli ustawowych
W wykonaniu obowiązków wynikających z przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”), Qubus Group sp. z o.o. informuje, że:
Administrator Administratorem danych uczestników imprez turystycznych organizowanych przez Qubus Group sp. z o. o. z siedzibą w Katowicach („Uczestnicy”), a także rodziców albo innych przedstawicieli ustawowych Uczestników („Przedstawiciele”) jest Qubus Group sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach („Qubus Group”). W sprawach dotyczących danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z Qubus Group pod numerem telefonu +48 728 66 33 23 (od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00 do 16:30), drogą elektroniczną, na adres e-mail: qubus@qubusgroupcom.pl lub pisząc na adres siedziby Qubus Group (ul. Ścigały 10, 40-208 Katowice).
Rodzaje, cele i podstawy przetwarzania danych osobowych Qubus Group przetwarza dane Uczestników oraz Przedstawicieli w celach związanych z zawarciem i wykonaniem umów o udział w imprezach turystycznych dla dzieci i młodzieży. Obejmuje to w szczególności dane przekazane Qubus Group w ramach umowy, w tym imię i nazwisko Uczestnika, imię i nazwisko Przedstawiciela Uczestnika, numer PESEL, numer telefonu, adres e-mail oraz adres do korespondencji Przedstawiciela, czy też dane dotyczące wybranej imprezy turystycznej. Obejmować to może również dane niezbędne do wystawienia faktury. Podstawę przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 pkt b) RODO. Qubus Group przetwarza powyższe dane w celu wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym dotyczących sprawozdawczości finansowej (art. 6 ust. 1 pkt c) RODO), a także w celu dochodzenia i obrony przed ewentualnymi roszczeniami. Podstawę przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 pkt f) RODO. Powyższe dane mogą być przetwarzane również w celu marketingu bezpośredniego własnych usług. W takim przypadku podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Qubus Group jako administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. W celu kwalifikacji uczestnika wypoczynku, a w przypadku dokonania kwalifikacji – również w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia Uczestnika, Qubus Group przetwarza podane w karcie kwalifikacyjnej lub zgromadzone w toku imprezy turystycznej dane osobowe dotyczące stanu zdrowia Uczestnika, w tym informacje o aktualnych lub przebytych chorobach, niepełnosprawności, ryzyku choroby, historii medycznej, leczeniu klinicznym i potrzebach związanych ze stanem zdrowia Uczestnika. Podstawę przetwarzania tych danych stanowi art. 6 ust. 1 pkt a) RODO. Udzielenie zgody jest dobrowolne, jednak stanowi warunek niezbędny uczestnictwa w imprezie turystycznej. W celach związanych z prowadzoną działalnością promocyjną, Qubus Group może przetwarzać dane obejmujące wizerunek twarzy i zapis głosu uczestnika zawarty w materiałach sporządzonych w toku imprezy turystycznej, co może obejmować publikację danych – w tym na stronie Qubus Group, profilach Qubus Group w mediach społecznościowych lub w ramach materiałów promocyjnych. Qubus Group przetwarza powyższe dane osobowe w oparciu o odrębną zgodę udzieloną przez Przedstawiciela. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Udzielenie zgody jest dobrowolne.
Odbiorcy danych Dane mogą być udostępniane dostawcom usług zakwaterowania, kierownikom i wychowawcom, szpitalom, przychodniom i innym zakładom opieki medycznej, w których w toku imprezy turystycznej Uczestnikowi udzielona zostanie pomoc medyczna, lekarzowi uczestniczącemu z ramienia Qubus Group w imprezie turystycznej, a także zakładowi lub zakładom ubezpieczeń, z których usług korzysta Qubus Group. Dane mogą być ponadto udostępniane na żądanie uprawnionych do tego organów władzy publicznej.
Okres przechowywania danych Qubus Group przechowuje dane przez okres niezbędny do wykonania umowy, wykonania ciążących na Qubus Group obowiązków z zakresu sprawozdawczości podatkowej, a także przedawnienia roszczeń mogących wynikać z zawarcia i wykonania umowy oraz uczestnictwa Uczestnika w imprezie turystycznej organizowanej przez Qubus Group, które wynoszą zwykle 6 lat. Dane przetwarzane przez Qubus Group w celach promocji działalności lub marketingu usług własnych Qubus Group do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu w stosunku do ich przetwarzania.
Prawa W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Qubus Group Uczestnikowi oraz Przedstawicielowi przysługują zróżnicowane prawa. Prawo dostępu do danych: Oznacza to możliwość zwrócenia się do Qubus Group o udzielenie informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych, kategorii przetwarzanych danych osobowych oraz celów ich przetwarzania. W ramach prawa dostępu do danych Qubus Group udziela również informacji dotyczących m.in. odbiorców danych, a także planowanego czasu przechowywania danych. Prawo żądania sprostowania danych: Dbamy o to, by dane osobowe były poprawne i kompletne. Jeśli jednak okaże się, że jest inaczej, Przedstawicielowi oraz Uczestnikowi przysługuje prawo sprostowania lub uzupełnienia danych. Prawo żądania ograniczenia przetwarzania lub usunięcia danych: W niektórych przypadkach określonych przez prawo, Uczestnik lub Przedstawiciel może zażądać, aby przetwarzanie jego danych osobowych ograniczało się jedynie do ich przechowywania. W niektórych przypadkach określonych przez prawo Uczestnik lub Przedstawiciel może żądać również usunięcia jego danych osobowych przez Qubus Group. Prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych: W przypadkach, gdy dane osobowe przetwarzane są w oparciu o udzieloną zgodę. Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, którego Qubus Group dokonuje z uwagi na jego niezbędność dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów Qubus Group. Uczestnikowi oraz Przedstawicielowi przysługuje również prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych dla celów marketingu bezpośredniego, w tym profilowania. Prawo przenoszenia danych. W przypadkach określonych w przepisach prawa, Uczestnik i Przedstawiciel mają prawo żądać, by dostarczone Qubus Group dane osobowe zostały im wydane w ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego, powszechnie używanym formacie, a także, by dane te zostały przekazane wprost innemu administratorowi. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. Qubus Group dokłada najwyższych starań, by zapewnić najpełniejszą ochronę danych osobowych, zgodnie z przepisami obowiązującego prawa. Niezależnie od tego, Uczestnikom i Przedstawicielom przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku, gdyby przetwarzanie danych następowało z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa.
Bezpieczeństwo danych osobowych Qubus Group stosuje zróżnicowane środki organizacyjne i techniczne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniekształceniem, zniszczeniem, utratą, modyfikacją lub ujawnieniem. Qubus Group stawia na nowoczesne i bezpieczne technologie chroniące wykorzystywane systemy przed ingerencją nieautoryzowanych osób. Bazy danych Qubus Group wyposażone są w odpowiednie zabezpieczenia uniemożliwiające nieautoryzowany dostęp. Wszyscy pracownicy Qubus Group posiadający dostęp do danych osobowych są zobowiązani do przestrzegania ich poufności i ustanowionych przez Qubus Group standardów prywatności.