§ 1 Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady i warunki uczestnictwa w niemasowej imprezie zamkniętej “FORUM PACTUM”, zwanej w dalszej części Regulaminu LARPEM .

§ 2 Organizatorzy

Organizatorem LARPA jest QUBUS Group Sp. z o.o., ul. Ścigały 10, 40-208 Katowice, zwana w dalszej części Regulaminu Organizatorem.

§ 3 Czas i miejsce

1. LARP odbywać się będzie na terenie Pałacu Bałoszyce, Bałoszyce 25, 14-240 Bałoszyce (woj. warmińsko-mazurskie) w terminie 25-27.10.2024r.
2. Miejsca czy elementy o zastrzeżonym zakazie wstępu oznaczone będą czerwonym kolorem lub taśmą biało-czerwoną w widoczny sposób. Wstęp do tych obszarów i/lub ich wykorzystanie możliwy jest tylko za zgodą organizatora.

§ 4 Uczestnictwo

1. Uczestnikiem LARPA może być każda osoba, która ukończyła 14 rok życia oraz dokonała wcześniejszej rezerwacji miejsca poprzez panel rezerwacyjny na stronie www.quatronum.pl, opłaciła wzięcie udziału w LARPIE oraz zjawiła się osobiście na terenie Pałacu Bałoszyce przed upływem pierwszego dnia trwania
2. Rezerwacji miejsca można dokonać na stronie quatronum.pl.

§ 5 Opłaty

1. Opłata za udział w LARPIE jest możliwa poprzez system szybkich płatności w trakcie procesu rezerwacji lub poprzez wpłatę na rachunek bankowy wskazany na umowie.
2. Opłata za LARP zawiera:

• udział w LARPie,
• nocleg w pokojach oraz pokojach typu „studio” 2-8 osobowych, każdy pokój lub pokój typu „studio” posiada łazienkę,
• pełne wyżywienie (2x obiad, 2x kolacja, 2x śniadanie).

3. Organizator zastrzega sobie możliwość odwołania LARPA w terminie do 30 dni do dnia rozpoczęcia imprezy w wypadku, gdy liczba sprzedanych biletów nie wyniesie 85% wszystkich dostępnych biletów.

§ 6 Opiekunowie

1. Organizator wskaże uczestnikom przed LARPEM osoby wyznaczone przez niego na opiekunów.
2. Opiekun pełni rolę przewodniczącego grupy uczestników oraz kieruje tą grupą podczas ujętych w schemacie zajęć. W przypadku wszelkich uwag i problemów związanych z LARPEM lub pobytem na terenie Pałacu Bałoszyce uczestnicy powinni w pierwszej kolejności zgłaszać je opiekunom.

§ 7 Harmonogram

1. Uczestnik zobowiązany jest do zameldowania się w Pałacu Bałoszyce w dniu rozpoczęcia imprezy do godziny 14:00.
2. Uczestnik jest zobowiązany do przejścia procesu akredytacji poprzez potwierdzenie swojego zgłoszenia oraz uzupełnienie swoich danych osobowych. Następnie uczestnik zostanie zakwaterowany oraz otrzyma wszelkie informacje dotyczące roli uczestnika w LARPIE.
3. Uczestnik zobowiązany jest do obecności na wszystkich warsztatach zapoznających z zasadami wewnętrznymi LARPA.
4. Uczestnik zobowiązany jest do wykwaterowania i opuszczenia obiektu do godziny 11:00 w dniu zakończenia imprezy.

§ 8 Prawa i obowiązki uczestnika

1. Opiekun Prawny Uczestnika ma obowiązek podpisać online umowę zamieszczoną na stronie quatronum.pl w panelu rezerwacyjnym lub też jej wersję papierową, która zostanie przesłana pocztą tradycyjną lub po podpisaniu Profilem Zaufanym przesłana drogą elektroniczną.
2. Podpisanie umowy jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego regulaminu, Ogólnych Warunków Uczestnictwa zamieszczonego na stronie Quatronum OWU oraz Regulaminu Imprez Turystycznych Dla Dzieci i Młodzieży zamieszczonego na stronie Quatronum Regulamin
3. Uczestnik ma prawo do uczestnictwa w LARPIE Forum Pactum oraz korzystania z wszelkich atrakcji zapewnionych przez Organizatora.
4. Uczestnik ma prawo do pobytu i noclegu na terenie Pałacu Bałoszyce w trakcie trwania LARPA.
5. Miejsce zakwaterowania Uczestnika pozostaje elementem infrastruktury wyłączonym z terenu grywalnego LARPA.
6. Uczestnik ma prawo zgłoszenia Opiekunowi lub Organizatorowi wszelkich napotkanych problemów związanych z LARPEM i pobytem na terenie obiektu, w którym odbywa się LARP.
7. Uczestnik ma obowiązek pokryć koszty wszelkich zniszczeń powstałych z jego winy.
8. Uczestnik ma obowiązek zgłosić natychmiast Opiekunowi lub Organizatorowi wszelkie pogwałcenie zasad obowiązujących w czasie trwania LARPA lub przepisów prawa powszechnie obowiązującego na terenie RP.
9. Uczestnik ma obowiązek stosować się do wszelkich regulaminów przyjętych na terenie obiektu, w którym odbywa się LARP.
10. Uczestnik ma obowiązek stosować się do zaleceń Organizatorów, Opiekunów i osób przez nich wyznaczonych w trakcie trwania LARPA.
11. Uczestnik łamiący obowiązujące na terenie Polski przepisy prawa lub wymienionych regulaminów może zostać wykluczony z gry i pozbawiony statusu Uczestnika.
12. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystywanie jego wizerunku na zdjęciach oraz filmie z LARPA dla celów marketingowych.
13. Uczestnik jest świadomy, iż podczas zajęć fizycznych mogą pojawić się otarcia, siniaki, nadciągnięcia lub przeciążenia mięśni i nie będzie zgłaszał żadnych pretensji lub zażaleń gdy takowe wystąpią.
14. Uczestnik ma obowiązek zachowywać się w sposób racjonalny, nie stwarzając przy tym niebezpieczeństwa dla siebie i innych, w szczególności zachować ostrożność na nierównościach terenu, zbiornikach wodnych itp. przyległego do obiektu, a także w innych potencjalnie niebezpiecznych miejscach, jak blanki, schody, wieże, ruiny.
15. Uczestnik w momencie przyjęcia questa lub zadania do wykonania jest zobowiązany wykonanie go dokładnie wg wskazówek jakie otrzymał i nie wprowadzanie swoich udoskonaleń.
16. Uczestnik potwierdza, iż wyraża zgodę na przetwarzanie i przechowywanie jego danych osobowych przez QUBUS Group Sp. z o.o., które podał dokonując rezerwacji w panelu rezerwacyjnym na stronie quatronum.pl. Uczestnik potwierdza, iż rozumie, że QUBUS Group Sp. z o.o. będąca zgodnie z polskim prawem administratorem w/w danych, zachowa je w tajemnicy, nie będzie udostępniać osobom trzecim bez zgody uczestnika, a wykorzystywać jedynie w celu komunikacji z uczestnikiem przez osoby działające w imieniu firmy, jako klientem, na co uczestnik wyraża zgodę. QUBUS Group Sp. z o.o. zobowiązuje się dostarczyć należytej staranności w celu ochrony danych osobowych uczestnika. Ponadto uczestnik rozumie, iż w przypadku jakiegokolwiek zagrożenia jego danych osobowych ze strony osób trzecich, które bezprawnie targną się na bazę administratora, zostanie poinformowany o takim zagrożeniu, jak i o krokach, które może przedsięwziąć w celu zapobieżenia zagrożeniom, a także rozumie, iż przysługuje mu prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego . – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§ 9 Prawa i obowiązki organizatora

1. Organizator zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań w ramach umowy, by LARP oraz pobyt w obiekcie, w którym odbywa się LARP, przebiegał bez zakłóceń.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do pozbawienia statusu uczestnika i wykluczenia z gry każdego uczestnika łamiącego obowiązujące na terenie Polski przepisy prawa , nieprzestrzegającego wyżej wymienionych regulaminów lub zakłócającego w oczach organizatorów przebieg LARPA zgodnie z jego założeniami.
3. Organizator nie odpowiada za rzeczy zagubione oraz zniszczone przez uczestników LARPA.

§ 11  Transport

1. Organizator zapewnia Uczestnikom transport autokarowo – kolejowy z miast: Warszawa, Poznań, Katowice w dniu rozpoczęcia LARPA oraz powrót do tych miast.
2. Transport jest usługą opcjonalną, która jest dodatkowo płatna. Koszt transportu jest umieszczony w panelu rezerwacyjnym na stronie quatronum.pl.
3. Warunkiem organizacji transportu jest zebranie minimalnej grupy liczącej 5 osób w mieście transportowym.

§ 12 Postanowienia końcowe

1. Wszelkie spory wynikające z niniejszego regulaminu lub przebiegu LARPA będą rozstrzygane przed sądem powszechnym w Polsce właściwym miejscowo dla siedziby